Portaria e operação
Controle de encomendas na portaria do condomínio: registro, aviso e retirada
Com as compras pela internet, a portaria virou um pequeno centro de distribuição. Sem registro, a pergunta “chegou meu pacote?” ocupa o dia do porteiro, e a encomenda entregue à pessoa errada vira problema do condomínio.
O que o regimento precisa dizer
Não existe uma lei específica sobre encomendas em condomínio. Quem define as regras é o regimento interno, e quando a portaria aceita um pacote, o condomínio passa a cuidar dele até a entrega. Por isso vale deixar escrito:
- se a portaria recebe encomendas, e de que tamanho;
- onde elas ficam guardadas;
- quem pode retirar pela unidade;
- por quantos dias a portaria guarda, e o que acontece depois;
- o que fazer com perecíveis e volumes grandes.
O caminho de uma encomenda bem cuidada
- Registrar na chegada: para qual unidade, para quem, de qual transportadora, a que horas e quem recebeu.
- Avisar o morador: na hora, sem depender do interfone.
- Guardar em lugar identificado: para qualquer porteiro do turno achar o pacote.
- Entregar só a quem pode retirar: e registrar quem retirou e quando.
- Acompanhar o que ficou parado: pacote esquecido há semanas ocupa espaço e vira dúvida.
Onde o controle costuma falhar
- Caderno de protocolo. Letra ilegível, página molhada e nenhuma busca quando o morador pergunta.
- Morador que não sabe que chegou. O pacote fica dias na portaria porque o aviso não chegou.
- Entrega à pessoa errada. O vizinho “pega para mim”, e depois ninguém sabe onde a encomenda foi parar.
- Troca de turno. O porteiro da noite não sabe o que o da manhã recebeu.
Como o Tribô cuida das encomendas
Registro em poucos toques
O porteiro registra a encomenda e o sistema grava o nome de quem recebeu. O registro tem:
- a unidade, ou o próprio condomínio, para o que é do prédio;
- para quem é: um morador ou a unidade inteira;
- a transportadora e quantos volumes chegaram;
- uma observação, como “precisa de geladeira”;
- uma foto do volume, se quiser.
Dá para registrar uma atrás da outra, sem voltar ao começo.
O morador fica sabendo na hora
Quem está no nome da encomenda recebe o aviso no sino de notificações e por e-mail. Quando é para a unidade, todos os moradores dela recebem. No portal, o morador vê o que está esperando por ele e até quando fica guardado. Quando ninguém no nome tem acesso ao Tribô, a portaria vê que o aviso não chegou e sabe que precisa ligar.
Retirada só por quem pode retirar
A administradora escolhe, em cada condomínio, como a portaria confere a retirada:
- o porteiro escolhe, entre os moradores da unidade, quem está retirando;
- o morador informa um código de 4 dígitos, que só ele vê no portal;
- código e assinatura com o dedo, na tela.
Todas as encomendas da unidade saem de uma vez, e fica gravado quem entregou, quem retirou e quando. Os moradores da unidade são avisados de quem retirou.
Nada fica esquecido
Cada condomínio define por quantos dias a portaria guarda as encomendas. O morador recebe lembretes antes de o prazo acabar, e a lista da portaria mostra primeiro os pacotes parados, com quantos dias passaram do prazo.
