Financeiro do condomínio

Prestação de contas do condomínio: o fechamento do mês passo a passo

A prestação de contas do ano começa no fechamento de cada mês. Mês fechado com documento e conferência vira pasta pronta para a assembleia. Mês deixado aberto vira retrabalho em março.

Quem presta contas, e para quem

Quem responde pelas contas é o síndico. A administradora prepara os números e os documentos, mas a obrigação de prestar contas à assembleia é dele.

Uma vez por ano, a assembleia se reúne para aprovar o orçamento, as contribuições e a prestação de contas (Código Civil, art. 1.350). Quando o condomínio tem conselho fiscal, cabe a ele dar parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356).

Na prática, muitos condomínios não esperam o fim do ano: a convenção ou o próprio síndico pedem as contas todo mês, para o conselho acompanhar de perto.

O que conferir antes de fechar o mês

1. Toda despesa com documento. Nota fiscal, recibo ou boleto pago, e a aprovação de quem pode aprovar quando o valor passa do limite combinado.
2. Receitas conferidas. Cotas recebidas, receitas avulsas (aluguel do salão, multa, reembolso) e o que ficou em aberto.
3. Cotas do mês geradas e conferidas. O rateio fechado, com a fração de cada unidade e o consumo medido, quando houver.
4. O que chegou atrasado vai para o mês seguinte. A nota que chega depois do fechamento entra no próximo mês. Reabrir o mês que o conselho já viu muda números que já foram lidos.
5. Fechar e mostrar. Mês fechado é publicado para o síndico e o conselho conferirem.

Onde a prestação de contas costuma dar errado

• Despesa sem documento. O pagamento aparece no extrato, mas a nota está no e-mail de alguém, ou em lugar nenhum.
• Aprovação por mensagem. O síndico aprovou pelo WhatsApp, e na assembleia ninguém acha a conversa.
• Mês reaberto sem registro. Um número muda depois de o conselho conferir, e ninguém sabe dizer o que mudou.
• Pasta montada só no fim do ano. Doze meses de documentos reunidos às pressas, na semana da assembleia.
• Prazo que ninguém acompanha. Com muitos condomínios na carteira, o mês atrasado de um deles só aparece quando o síndico reclama.

Como o Tribô fecha o mês

No Tribô, cada mês de cada condomínio é uma competência, que passa por quatro passos: conferir, conciliar, fechar e publicar. A tela mostra em que passo cada mês está e o que falta para o próximo.

1. Conferir

Mais de 20 conferências automáticas olham o mês antes de deixar fechar. Algumas bloqueiam o fechamento até serem resolvidas:

• despesa sem documento e sem número da nota;
• despesa esperando aprovação;
• cotas do mês ainda não geradas;
• medidor sem leitura;
• saldo diferente do extrato do banco.

Outras só avisam, e quem fecha assim marca que está ciente, com o nome gravado. Para cada pendência, a tela diz o que falta e onde corrigir.

2. Conciliar

O extrato do banco entra em arquivo OFX ou CSV, e cada movimento é conferido com o lançamento correspondente: confirma o par, registra a diferença ou cria o pagamento que faltava.

3. Fechar

Ao iniciar o fechamento, o mês trava: despesas, receitas, leituras e cotas param de mudar. A nota que chegar depois entra no mês seguinte, identificada como “de competências anteriores”. Se for preciso reabrir antes de publicar, só o diretor pode, nunca quem fechou, e com o motivo escrito. Cada reabertura vira uma versão nova, e as anteriores continuam listadas.

4. Publicar

Publicado, o mês gera o balancete em PDF, com o rateio por unidade, a partir do que foi fechado, e o guarda no acervo do condomínio. Mês publicado não reabre: a correção é um ajuste no mês seguinte, com referência ao mês corrigido.

A carteira inteira em dia

• Cada condomínio tem o seu dia de corte, e a lista de competências mostra quais meses estão no prazo, atrasados, em fechamento ou fechados, com os dias de atraso.
• A tela inicial da administradora diz quantos meses faltam fechar, e o atraso vira aviso no sino de notificações.
• Vários meses prontos podem ser fechados e publicados de uma vez.

O que o síndico, o conselho e o morador veem

• O síndico, o subsíndico e o conselho fiscal recebem o aviso no sino quando o mês é publicado. Eles consultam despesas, receitas, consumos, rateio e frações do mês e baixam o balancete em PDF.
• O proprietário titular vê o demonstrativo de cada mês publicado: receitas, despesas, fundo de reserva e para onde foi o dinheiro.

Perguntas frequentes

Com que frequência o síndico presta contas?

Pela lei, uma vez por ano à assembleia e sempre que as contas forem exigidas. Muitos condomínios mostram o mês fechado todo mês, para o conselho acompanhar.

E se chegar uma nota depois do mês fechado?

Ela entra no mês seguinte. No Tribô, o lançamento aparece identificado como de competência anterior, e o mês já fechado não muda.

Dá para corrigir um mês já publicado?

No Tribô, o mês publicado não reabre. A correção é feita como ajuste no mês seguinte, com referência ao mês corrigido, e os dois ficam no registro.