Finanzas del condominio
Aprobación de gastos del condominio: el límite del síndico y el registro de quién aprobó
Esta guía se refiere a la legislación brasileña de condominios.
Quién puede autorizar cada gasto, hasta qué monto y dónde queda el registro. Con eso acordado, la administradora paga sin dudas, y el síndico responde a las preguntas de la asamblea con la prueba en la mano.
Qué dice la ley sobre los gastos del condominio
El Código Civil separa los gastos por el tipo de obra y por el tamaño del gasto.
“Las obras o reparaciones necesarias pueden ser realizadas, sin necesidad de autorización, por el síndico o, en caso de omisión o impedimento de este, por cualquier condómino.”
Código Civil de Brasil, art. 1341, § 1 (traducción libre)- Necesaria y urgente, pero costosa: puede hacerse, y el síndico informa a la asamblea, que debe ser convocada de inmediato (art. 1341, § 2).
- Necesaria, costosa y sin urgencia: solo después de la autorización de la asamblea (art. 1341, § 3).
- Obra útil: depende del voto de la mayoría de los condóminos. Obra voluptuaria, de embellecimiento o confort, de dos tercios (art. 1341, I y II).
La ley no dice qué es un “gasto excesivo”. Por eso la convención o la asamblea suelen fijar un monto: hasta él, el gasto sigue el presupuesto; por encima, alguien debe aprobar antes.
Cómo acordar el límite
- Un monto claro, en euros. “Los gastos superiores a 2000,00 € requieren la aprobación del síndico” no deja margen para interpretaciones.
- Quién aprueba, por escrito. El síndico, y quién aprueba cuando él esté ausente.
- El documento antes de la aprobación. Cotización o factura adjuntas, para que quien aprueba sepa qué está aprobando.
- El registro guardado. Quién aprobó, cuándo y, si lo devolvió, por qué.
Dónde suele perderse la aprobación
- Aprobación por mensaje. Un “puedes pagar” en WhatsApp se pierde en la conversación, y en la asamblea nadie lo encuentra.
- Factura pagada antes de ser aprobada. El boleto vence, alguien paga, y la aprobación se vuelve una formalidad después del hecho.
- Síndico ausente. Viaje, vacaciones o cambio de síndico a mitad de mes, y el gasto queda detenido sin responsable.
- Gasto dividido para caber en el límite. Dos facturas de 1900,00 € en lugar de una de 3800,00 €.
- Nadie sabe decir quién aprobó. Meses después llega la pregunta y la respuesta depende de la memoria de alguien.
Cómo cuida la aprobación Tribô
Un límite por condominio
Cada condominio tiene su límite en euros, en la ficha del condominio. Solo el director de la administradora cambia ese valor, y cada cambio queda registrado, sin alterar lo que ya pasó. Límite cero significa que todo gasto pasa por el síndico.
La solicitud nace con el gasto
Cuando la administradora registra un gasto por encima del límite, la solicitud de aprobación va de inmediato al síndico, con número propio en el condominio. En el gasto en parcialidades, vale el total.
Qué ve el síndico antes de decidir
- qué es el gasto, el monto, el proveedor y quién lo pidió;
- los documentos adjuntos, como cotización y factura;
- de dónde sale el dinero, el vencimiento y el presupuesto del año;
- el límite del condominio y cuánto lo supera el gasto.
El síndico aprueba o devuelve. Quien devuelve escribe el motivo, que vuelve a quien lo pidió. Quien registró el gasto no puede aprobarlo, ni siquiera cuando es el propio síndico.
Sin aprobación, no se paga
Mientras la solicitud no esté aprobada, Tribô rechaza el pago por cualquier vía: en pantalla, en la conciliación del extracto y en el pago en lote. Una solicitud pendiente también impide cerrar el mes.
Cuando el síndico no está en el sistema
Si el síndico autorizó por fuera, el director de la administradora registra la aprobación con la prueba: el correo, el mensaje o el papel, y la fecha. Si el condominio no tiene síndico, o el síndico no tiene acceso a Tribô, el director puede decidir por ausencia, y esa decisión aparece marcada en el mes publicado.
