Finanzas del condominio
Rendición de cuentas del condominio: el cierre del mes paso a paso
Esta guía se refiere a la legislación brasileña de condominios.
La rendición de cuentas del año empieza en el cierre de cada mes. Un mes cerrado con documentos y verificación se convierte en una carpeta lista para la asamblea. Un mes dejado abierto se convierte en retrabajo en marzo.
Quién rinde cuentas, y a quién
Quien responde por las cuentas es el síndico. La administradora prepara los números y los documentos, pero la obligación de rendir cuentas a la asamblea es de él.
“Compete al síndico: […] VIII – rendir cuentas a la asamblea, anualmente y cuando se le exijan.”
Código Civil de Brasil, art. 1348, VIII (traducción libre)Una vez al año, la asamblea se reúne para aprobar el presupuesto, las contribuciones y la rendición de cuentas (Código Civil, art. 1350). Cuando el condominio tiene consejo fiscal, a este le corresponde dar su dictamen sobre las cuentas del síndico (art. 1356).
En la práctica, muchos condominios no esperan el fin del año: la convención o el propio síndico piden las cuentas cada mes, para que el consejo les dé seguimiento de cerca.
Qué verificar antes de cerrar el mes
- Todo gasto con documento. Factura, recibo o boleto pagado, y la aprobación de quien puede aprobar cuando el monto supera el límite acordado.
- Ingresos verificados. Cuotas recibidas, ingresos eventuales (alquiler del salón, multas, reembolsos) y lo que quedó pendiente.
- Cuotas del mes generadas y verificadas. El prorrateo cerrado, con la fracción de cada unidad y el consumo medido, cuando lo haya.
- Lo que llegó tarde pasa al mes siguiente. La factura que llega después del cierre entra en el mes siguiente. Reabrir el mes que el consejo ya vio cambia números que ya fueron leídos.
- Cerrar y mostrar. El mes cerrado se publica para que el síndico y el consejo lo revisen.
Dónde suele fallar la rendición de cuentas
- Gasto sin documento. El pago aparece en el extracto, pero la factura está en el correo de alguien, o en ninguna parte.
- Aprobación por mensaje. El síndico aprobó por WhatsApp, y en la asamblea nadie encuentra la conversación.
- Mes reabierto sin registro. Un número cambia después de que el consejo lo revisó, y nadie sabe decir qué cambió.
- Carpeta armada solo a fin de año. Doce meses de documentos reunidos deprisa, en la semana de la asamblea.
- Un plazo que nadie sigue. Con muchos condominios en la cartera, el mes atrasado de uno de ellos solo aparece cuando el síndico se queja.
Cómo cierra el mes Tribô
En Tribô, cada mes de cada condominio es un período contable, que pasa por cuatro pasos: verificar, conciliar, cerrar y publicar. La pantalla muestra en qué paso está cada mes y qué falta para el siguiente.
1. Verificar
Más de 20 verificaciones automáticas revisan el mes antes de dejarlo cerrar. Algunas bloquean el cierre hasta que se resuelvan:
- gasto sin documento y sin número de factura;
- gasto esperando aprobación;
- cuotas del mes aún no generadas;
- medidor sin lectura;
- saldo distinto del extracto del banco.
Otras solo avisan, y quien cierra así marca que está enterado, con su nombre grabado. Para cada pendiente, la pantalla dice qué falta y dónde corregirlo.
2. Conciliar
El extracto del banco entra en archivo OFX o CSV, y cada movimiento se verifica con el asiento correspondiente: confirma el par, registra la diferencia o crea el pago que faltaba.
3. Cerrar
Al iniciar el cierre, el mes se bloquea: gastos, ingresos, lecturas y cuotas dejan de cambiar. La factura que llegue después entra en el mes siguiente, identificada como “de períodos anteriores”. Si es necesario reabrir antes de publicar, solo el director puede, nunca quien cerró, y con el motivo por escrito. Cada reapertura se vuelve una versión nueva, y las anteriores siguen listadas.
4. Publicar
Una vez publicado, el mes genera el balance en PDF, con el prorrateo por unidad, a partir de lo cerrado, y lo guarda en el archivo del condominio. Un mes publicado no se reabre: la corrección es un ajuste en el mes siguiente, con referencia al mes corregido.
